在較早的年代，國(guó)際空運(yùn)公司會(huì)有專門的工作人員負(fù)責(zé)訂艙，主要是書(shū)面紙張，隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展，目前的空運(yùn)訂艙人員大多是網(wǎng)上訂艙，空運(yùn)訂艙要求提供被空運(yùn)貨物的詳細(xì)資料，包括體積、毛重、數(shù)量和外包裝種類(主要包括：紙箱、鐵箱、卡板和木箱)。

除以上資料外，還需注明貨物名稱(包括中文和英文)，如空運(yùn)大件，須注明長(zhǎng)、寬、高(單位：厘米)，然后確定航班班旗和艙位，如有特殊要求，空運(yùn)訂艙人員須與航空公司協(xié)商，最后由航空公司決定是否能滿足其特殊要求。

在收到空運(yùn)運(yùn)單和空運(yùn)訂艙單之后，貨主必須仔細(xì)檢查，貨物進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)前必須檢查訂艙單(AIRBOOKING)的信息。操作人員必須先和客戶核對(duì)好發(fā)貨人、收貨人，以及航空公司、英文貨名等方面的信息。

操作人員根據(jù)航班情況和貨物備妥情況安排貨物入倉(cāng)時(shí)間，并做好報(bào)關(guān)資料的銜接工作。提醒客戶應(yīng)確保貨物的外包裝符合事先登記的要求，并保持外包裝的完整性，避免航空公司拒載、報(bào)關(guān)資料是否有準(zhǔn)備完備及是否有隨機(jī)文件。報(bào)關(guān)單和隨機(jī)文件應(yīng)隨貨送至機(jī)場(chǎng)或先快運(yùn)后機(jī)場(chǎng)報(bào)關(guān)部。

貨物入倉(cāng)手續(xù)辦理前的準(zhǔn)備工作

貨物到倉(cāng)機(jī)場(chǎng)貨站機(jī)時(shí)，入倉(cāng)人員要做好入倉(cāng)時(shí)的“托運(yùn)單”，安全證書(shū)，空運(yùn)標(biāo)簽，貨物到倉(cāng)后，檢查貨物是否完好，即可在貨物外包裝上貼標(biāo)簽，量度尺寸，過(guò)磅。并且記錄下來(lái)保存。

航空運(yùn)輸提單

由國(guó)際空運(yùn)航空公司代理人根據(jù)貨物進(jìn)入監(jiān)管倉(cāng)后提供的機(jī)場(chǎng)過(guò)磅單，按照過(guò)磅單上的重量尺寸制作出空運(yùn)正本運(yùn)單。運(yùn)單正本中的一聯(lián)作為報(bào)關(guān)單證之一隨其他報(bào)關(guān)資料一并提交海關(guān)申報(bào)。

報(bào)關(guān)單交單后，報(bào)關(guān)部對(duì)客人提供的完整的報(bào)關(guān)單進(jìn)行整理，打單，發(fā)送給海關(guān)審單中心，審核通過(guò)后，向海關(guān)提交一套正本的書(shū)面報(bào)關(guān)資料，如果單證沒(méi)有問(wèn)題，一般在兩個(gè)小時(shí)內(nèi)可以放行，如果單證有問(wèn)題，立即聯(lián)系客戶，配合提供相關(guān)資料文件。要不就延誤貨物轉(zhuǎn)運(yùn)了。

貨物在海關(guān)放行后，運(yùn)單和相關(guān)單據(jù)(隨機(jī)文件等)交到裝載部門指定的柜臺(tái)。通常稱為交單。

清算追蹤

交給財(cái)務(wù)結(jié)算，通知開(kāi)具發(fā)票或DEBITNOTE。

告知客戶服務(wù)部跟蹤航班情況，如使用海外代理需要做資料給海外代理幫跟進(jìn)。

追蹤運(yùn)輸費(fèi)用回收。

跟蹤辦理報(bào)關(guān)退稅事宜。

特殊說(shuō)明：客人提供的裝箱單、發(fā)票等資料應(yīng)完整、準(zhǔn)確，核銷單數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)發(fā)送給出口海關(guān)，買單報(bào)關(guān)時(shí)提交資料。對(duì)進(jìn)口貨物，請(qǐng)說(shuō)明其用途、組成物質(zhì)、中文名稱及其他細(xì)節(jié)。